Todo lo que debes saber sobre el Sistema de Trazabilidad

En el 2020, la Unión Europea puso en marcha un sistema de trazabilidad para garantizar la legalidad y control de los productos de tabaco que se comercializan en los diferentes mercados. Este sistema conlleva que cada unidad de venta de cigarrillos y picadura, ya sean cajetillas o bolsas, lleven un Identificador Único, mas conocido como “UI” que contenga la información de todo su proceso productivo, transporte desde fábrica y ruta a seguir hasta el punto de venta.

Desde su puesta en marcha, la trazabilidad de los productos del tabaco ha dado mucho que hablar a todos los que formamos parte del sector. Una vez implantado, hacemos un repaso de su funcionamiento de la mano de Jordi Pérez Sancho, Director de Tabaco Internacional de Logista y gran conocedor del tema.

1. El sistema de trazabilidad

¿En qué consiste el sistema de trazabilidad y para qué sirve?

El sistema de trazabilidad europeo permite el seguimiento de todos los productos de tabaco a lo largo de la cadena de suministro en Europa desde el momento de la fabricación hasta la puesta a disposición de los consumidores.

2. El proceso y su implicación para el estanco

Centrándonos en el proceso de la trazabilidad y su implicación en el estanco, ¿qué es lo que tiene que hacer el estanco cuando recibe la saca?

Lo primero que debe hacer es escanear los productos recibidos, para poder enviar esta información al sistema europeo, y solo poner a disposición para la venta los productos que hayan recibido el ok de vuelta de parte de la UE.

¿Cuáles son los errores más comunes que se pueden producir?
Uno de los errores más comunes, es escanear un código (data Carrier) que no es el que incluye la información relativa a la trazabilidad, y que debe ir marcado con el distintivo “TTT” para su correcta identificación, en el caso de que existan más de un código en el producto (cajón de fabricante o cajón de picos. Para solucionarlo, se debe volver a escanear el código correcto y enviar la información de nuevo al sistema europeo.

¿Qué es lo que hay que hacer cuando el estanco envía producto a una máquina?
En el caso de que el estanco envíe producto a una máquina, debe igualmente escanear los productos enviados (cartones o cajetillas) e informar de este envío al sistema europeo.
Esta información debe incluir todas las máquinas de vending a las que pueda suministrar el estanco con este tabaco, en el caso de que haga una ruta de abastecimiento.
A la hora de vincular esta orden de pedido a la factura o vendí, hay que recoger los códigos de los productos que se incluyen en ella, reportándolo también al sistema de trazabilidad europeo.

En el caso de que el producto enviado a la máquina sea devuelto, deberá informar de la entrada de nuevo del producto en su stock, como si lo recibiera de su proveedor habitual, escaneando todos los códigos de productos devueltos.

¿Cómo hay que actuar en el caso de que se produzca un robo en el estanco?
En el caso de que conozca los identificadores de las cajas o productos robados, deberá informar también al sistema de trazabilidad para que se conozca que esos productos han sido desviados ilegalmente del circuito de venta.”

3. El proceso en Logista

¿Qué proceso sigue Logista para trazar el producto recibido del fabricante y para enviarlo a los estancos o a sus tiendas?
En Logista, escaneamos todo el producto que recibimos de los fabricantes, bloqueando todo aquel cajón o pallet que dé error en la respuesta de la UE, hasta el momento en que se ha solucionado el problema, y reciben el ok por parte del sistema de trazabilidad a la correcta entrada del producto en sus instalaciones.
Una vez recepcionado, se trazan también cualquier traslado dentro la red a instalaciones diferentes, ya sean almacenes regionales o tiendas, y por último informamos de la entrega del producto en el estanco o en la red de tiendas de Logista en cada una de las provincias.

Cuando Logista envía producto a un estanco, ¿En qué momento asigna los códigos UI´s que corresponden al pedido de cada estanco?
Gracias a Jordi descubrimos que Logista apenas asigna UIs a las cajas de picos en las que introduce productos multi-referencia de los fabricantes en el momento de la preparación de los pedidos, dejando el mismo UI en los cajones procedentes de fabricantes que fue asignado en las fábricas.

Cuándo un estanco compra en tienda, ¿Logista traza el mismo proceso de factura que si fuera saca a un estanco?
La respuesta es sí. Logista traza en el momento de la entrega al estanquero, ya sea en el estanco o en la tienda de Logista. Lo mismo pasa con la factura que se reporta a Europa en el momento en que se genera independientemente del tipo de pedido.

¿Qué tiene que hacer si se produce algún incidente o robo en el envío de Logista a una de sus plataformas, Delegaciones o estancos?
En ese caso, Logista debe reportar el robo del tabaco, con la ventaja que por la propia dinámica de la trazabilidad es más viable saber con exactitud qué tabaco ha sido robado, al cotejarlo con la información que se ha ido recogiendo durante el proceso de distribución. Por eso, Logista puede conocer qué códigos se corresponden con lo robado para así informar al sistema europeo qué productos se encuentran en situación irregular.

¿A qué Repositorio reporta Logista sus eventos y cómo lo hace?
Logista, al igual que los estancos, reporta al repositorio secundario de la UE, que es donde registran sus operaciones todos los operadores económicos que no son fabricantes o importadores. Estos últimos tienen cada uno un repositorio específico (primarios) con el que se comunican y que reenvía esta información al secundario, que es donde se encuentra la totalidad de los movimientos y transacciones del tabaco en la UE.”

Para terminar de entender todo el proceso ¿Qué hace Logista si un cajón da error, pero el resto del pallet es correcto?
En la recepción en Logista escaneamos como bien dices los palets, que solo ponemos a disposición para la distribución en caso de que recibamos el ok por parte del sistema europeo. En caso de haber un error en un cajón dentro de un pallet teóricamente correcto, en Logista no tenemos esa información hasta el momento en que leemos ese cajón en la preparación, lo que dificulta sobremanera las operaciones en caso de error.

¿Cuándo Logista bloquea un pallet, cómo soluciona el desbloqueo?
Nos ponemos en contacto con el fabricante para que chequee el UI que ha dado el error y proceda a reenviar el evento de envío. Una vez resuelto vuelven a dar entrada y si reciben el ok del sistema, se desbloquean. En caso contrario, volvemos contactar con el fabricante para buscar la solución.

Por último, ¿qué proceso sigue Logista para las agregaciones/desagregaciones del producto recibido del fabricante?
Logista informa al sistema de todas las agregaciones que realiza en sus operaciones, a cajones de picos o a palets. Escanean todos los productos que componen el nuevo nivel agregado y crean el nuevo UI que incluye todos los UIs (códigos hijo) que se incluyen en él, con lo que al leer este nuevo UI (código padre), el sistema identifica todos los códigos hijo que contiene.

Respecto a las desagregaciones, no son necesarias de reportar salvo en el caso de que quieras reutilizar una caja con su UI correspondiente en el futuro. En Logista no reutilizan los UIs, por lo que es el sistema el que automáticamente da de baja estos UIs cuando se informa de un código hijo contenido en ellos que ha sido agregado o movido. Por ejemplo, cuando preparan un cartón, al escanearlo e informarlo, el sistema ya desactiva el código del cajón en el que venía incluido desde fábrica, por lo que no se podrá volver a utilizar ese UI del cajón.

Damos las gracias a Jordi por su amabilidad. Ahora tenemos mas claro el proceso, su utilidad y sus implicaciones para todos.