5 erros na gestão do stock da tabacaria e como os evitar (e como os evitar)

Um cliente entra para comprar a sua marca de sempre e não a tem. Entretanto, na arrecadação, há uma caixa parada há semanas. As duas cenas têm a mesma origem: a gestão do stock, uma das tarefas menos visíveis da tabacaria e uma das que mais pesam na sua rentabilidade. 

Gerir bem o stock não significa ter mais produto, mas sim o produto certo, na quantidade certa e no momento certo. Com um sistema simples de revisão, qualquer tabacaria pode reduzir as ruturas, evitar compras desnecessárias e libertar espaço na arrecadação. 

Além disso, não é apenas uma questão de negócio. A venda de produtos do tabaco em Portugal está sujeita à Lei n.º 37/2007 (Lei do Tabaco), e ter o stock controlado facilita o seu cumprimento no dia a dia: quando um produto deixa de poder ser comercializado, as existências só podem ser escoadas dentro do prazo que a lei estabelece. 

Estes são os cinco erros mais frequentes e o que pode fazer desde já para os evitar.

1. Fazer as encomendas “a olho”

Repetir a encomenda da semana anterior ou confiar na memória funciona até deixar de funcionar. Cada marca e cada formato têm a sua própria rotação, e o que se vendia bem há seis meses pode ter mudado sem que se aperceba. O resultado costuma ser duplo:

• Falhas nas referências que mais saem.
• Produto acumulado nas que menos saem.

Como evitar: apoie-se nos dados de venda. Um bom software de gestão para tabacaria com controlo de stock por referência mostra-lhe quais os produtos que mais rodam, em que dias vende mais e onde se acumula o produto parado. Rever esse relatório antes de cada encomenda demora poucos minutos e evita tanto as ruturas como os excessos.

Se ainda trabalha sem sistema, comece por algo simples. Durante um mês, anote as referências que se esgotam antes do tempo e as que mal se movem. Essa lista já é uma primeira base para ajustar as suas encomendas.

Um exemplo orientativo: se uma referência vende 6 unidades por dia e a próxima entrega chega daqui a 5 dias, ter apenas 10 unidades disponíveis pode provocar uma rutura muito antes da entrega seguinte. Rever a venda média diária e acrescentar uma margem de segurança permite calcular a encomenda com mais critério. Não é uma fórmula válida para todas as tabacarias, mas é uma forma simples de deixar de encomendar às cegas.

2. Não antecipar os picos de procura 

O consumo não se distribui por igual ao longo do ano. As pontes, as férias e as festas alteram o ritmo do balcão, e a compra preventiva antes de um feriado pode esvaziar um linear num único dia. Ignorar os padrões sazonais de vendas é uma das causas mais habituais de rutura de stock.

Como evitar: construa o seu próprio calendário de picos a partir do histórico do ano anterior e reforce a encomenda antes das datas críticas, não durante. Dezembro é o melhor exemplo: a campanha de Natal na tabacaria concentra compras de oferta e de reposição, precisamente quando as entregas podem ser reduzidas por causa dos feriados.

Convém também estar atento às alterações de preços de venda ao público, que os fabricantes e importadores comunicam à Autoridade Tributária antes de entrarem em vigor. Perceber como evoluem os preços do tabaco ajuda-o a planear as encomendas com margem e a não ter surpresas ao balcão.

3. Descurar as condições de armazenamento 

Uma encomenda bem calculada pode estragar-se na arrecadação. O tabaco é sensível à temperatura, à humidade e à luz, e absorve ainda os odores do ambiente. Um armazém junto a uma fonte de calor ou uma montra com sol direto podem alterar as suas propriedades antes de chegar ao cliente.

Como evitar: as chaves para armazenar corretamente os cigarros são simples. Procure uma temperatura estável, uma humidade relativa em torno dos 60-70 % e um espaço ventilado e sem luz direta, sempre de acordo com as indicações específicas do fabricante. Mantenha os cartuchos na embalagem original o máximo de tempo possível e coloque um higrómetro no armazém: é um pequeno investimento que lhe diz se a humidade está dentro do intervalo.

Nem todos os produtos têm as mesmas necessidades. Estas indicações servem para o tabaco tradicional, enquanto categorias como as saquetas de nicotina têm as suas próprias condições de conservação, indicadas na embalagem.

4. Esquecer a rotação por datas 

Quando chega uma encomenda, o mais cómodo é colocar o produto novo à frente. O problema é que o antigo fica para trás e envelhece. Isto afeta especialmente categorias como as saquetas de nicotina: o prazo de validade ronda, na maioria dos casos, os 12 meses desde o fabrico, e com o tempo podem perder humidade e intensidade.

Como evitar: aplique o método FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair). Ao repor, coloque o produto novo atrás do que já tinha, assinale a data de entrada nas caixas e reveja de tempos a tempos as referências de menor rotação. Se uma ficar parada de forma recorrente, talvez seja altura de reduzir a encomenda ou de repensar o seu lugar no linear através do visual merchandising.

5. Não verificar a mercadoria à receção 

Com o balcão cheio, a tentação é guardar a encomenda sem a conferir. Mas um erro na receção arrasta-se durante semanas: unidades em falta, referências trocadas ou caixas danificadas que ninguém deteta até o cliente pedir o produto.

Como evitar: confronte cada entrega com a guia de remessa antes de a armazenar e registe qualquer incidência no momento. A receção é também um passo-chave no sistema de rastreabilidade do tabaco, que identifica cada unidade de venda ao longo de toda a cadeia.

O canal de abastecimento é a outra garantia. Comprar sempre a fornecedores autorizados e conhecer os sinais de alerta protege-o do tabaco falsificado e de origem ilícita.

Resumo: erros, consequências e soluções 

A procura não é constante ao longo do ano. Dezembro, os meses de verão e os picos próprios das zonas turísticas mudam tanto o volume como o perfil de quem entra pela porta. Uma exposição pensada em janeiro raramente continua a ser a melhor em agosto, sobretudo se a tua clientela inclui visitantes de outros países.

Rever o móvel três ou quatro vezes por ano é um hábito razoável: verificar que referências perderam rotação, que categorias estão a crescer e se a superfície atribuída a cada uma continua a fazer sentido. Acompanhar de perto os padrões sazonais de vendas de tabaco ajuda a antecipar esses movimentos em vez de reagir tarde. 

Um stock bem gerido é uma tabacaria mais rentável 

Nenhum destes erros exige grandes investimentos para ser corrigido. Bastam dados, previsão, ordem e método. Encomendar com informação, antecipar os picos, cuidar do armazém, rodar por datas e verificar cada entrega são hábitos que, somados, se notam na caixa e na confiança dos seus clientes.

Se quer manter-se a par de tudo o que afeta o seu negócio, o nosso guia sobre o setor do tabaco reúne a informação e as novidades mais relevantes. Na Landewyck, continuaremos ao seu lado, a partilhar informação prática para o dia a dia do balcão.